Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» предназначена для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Данная дисциплина является составной частью цикла специальных дисциплин, изучение которых обеспечивает основу подготовки специалистов по организации документационного обеспечения управленческой деятельности на основе информационных компьютерных технологий.

Дисциплина предполагает изучение методов проектирования систем автоматизации управленческой деятельности государственных и коммерческих структур.

Изучение учебного материала в методическом отношении опирается на знания и навыки, полученные при изучении следующих учебных дисциплин: «Информатика», «Вычислительная техника и программирование», «Документоведение».

Изучение дисциплины предполагает знакомство студентов с основными тенденциями в области разработок систем автоматизации управленческой деятельности, методологии построения этих систем, а также их использования для построения прикладных офисных автоматизированных информационных систем.

Во время практических занятий студенты приобретают навыки работы с системами управления электронными документами, а также навыки, требуемые для процесса проектирования подобных систем, в частности, изучают порядок проведения обследования системы, определения перечня задач и описание их постановки, выбора инструментальных средств.

Теоретические знания студентов оцениваются на экзамене, проводимом по окончании курса по учебной дисциплине.

Учебная программа подготовлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования Российской Федерации по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Программой дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» предусмотрено чтение лекций и проведение лабораторных занятий в компьютерном классе, а также выполнение студентами заданий по самоподготовке в рамках подготовки к лекционным и лабораторным занятиям.

Целью изучения дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» является получение студентами теоретических знаний в области применения современной компьютерной техники для решения задач автоматизированной обработки электронных документов, предоставление в систематизированном виде информации о современных системах управления документами и делопроизводства, эффективно использующихся в практике работы западных и отечественных предприятий, формирование целостного представления об информационных процессах управления предприятием; получение студентами, будущими специалистами в области документационного обеспечения управления, знаний, умений и навыков, необходимых для повышения эффективности профессиональной деятельности за счет использования новых информационных технологий, теоретическая и практическая подготовка студентов к новым условиям работы в информационном обществе.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

– получение систематизированных знаний о современных компьютерных технологиях, используемых в банковской деятельности;

– ознакомление с основами построения информационных систем документообеспечения;

– рассмотрение методов обеспечения конфиденциальности в делопроизводстве и контроля в системе делопроизводства;

– приобретение знаний о структуре и функциях автоматизированных систем документообеспечения управления и роли этих систем в процессе управления;

– овладение навыками работы с прикладными программами, с помощью которых производится автоматизация документооборота;

– выработка умения самостоятельного принятия решения о внедрении тех или иных информационных технологий для автоматизации документооборота и делопроизводства.

В результате изучения курса студент должен знать:

– понятие информационных технологий и информационных систем;

– состав аппаратного обеспечения информационных технологий;

– структуру программного обеспечения информационных технологий;

– предпосылки автоматизации управленческой деятельности;

– понятие информационного обеспечения управленческой деятельности, основные требования, цели и задачи создания системы информационного обеспечения;

– этапы документооборота и возможности их автоматизации;

– характеристику программно-аппаратного обеспечения, используемого для решения делопроизводственных задач;

– специфику документационных процессов в условиях «электронного офиса»;

– понятие электронного документа, его составные компоненты и жизненный цикл;

– уникальные возможности систем управления электронными документами, классификацию и функции систем управления электронными документами;

– каким образом производится оценка эффективности внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия;

– принципы и проблемы электронного документооборота;

– технологии электронного документооборота;

– назначение автоматизированных рабочих мест (АРМ), их функции, структуру, области применения, а также место АРМа в структуре системы автоматизации управленческой деятельности;

– понятие компьютерных сетей, их классификацию и возможности;

– виды угроз безопасности для автоматизированных систем, технические и программные средства защиты компьютерных систем и информации.

Кроме того, студент должен уметь:

– использовать информационную технологию создания, хранения и подготовки к печати документов в MS Word;

– создавать и форматировать документы, содержащих таблицы;

– создавать документы MS Word с использованием шаблонов, создавать шаблоны и формы;

– создавать комплексные документы;

– использовать информационную технологию использования встроенных вычислительных функций Excel для финансового анализа;

– использовать технологию подбора параметра при обратных расчетах;

– создавать комплексные текстовые документы с встроенными расчетными таблицами и графиками;

– работать с системой управления документами ЕВФРАТ-Документо­оборот;

– работать с системой электронного документооборота «Дело-Старт»;

– работать с системой электронного документооборота «Эффект Офис».

Курс «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» общим объемом 128 часов изучается в течение одного (пятого) семестра.

Для очной и заочной форм обучения курс лекционных занятий составляет – 32 часа; курс лабораторных занятий – 32 часа; самостоятельная работа – 64 часа.

Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение лабораторных занятий, написание реферата, выполнение контрольных и тестовых заданий.

При проведении лабораторных занятий для выполнения ряда групповых и индивидуальных заданий по данной дисциплине студентам необходим свободный доступ к глобальной сети Интернет, помимо этого предполагается наличие установки в компьютерной аудитории дополнительного программного обеспечения:

Лекционные занятия проводятся в объеме 32 часов в виде
2-часовых занятий один раз в неделю в лекционных аудиториях. При проведении лекционных занятий, посвященных вопросам, связанным с рассмотрением как теоретических вопросов изучения применения информационных технологий, так и практических приемов работы с современными программными комплексами в сфере автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности может быть использовано специальное оборудование (персональный компьютер, оснащенный проектором с демонстрационным экраном).

Лабораторные занятия проводятся в объеме 32 часов в виде
2-часовых занятий один раз в неделю в специализированных аудиториях компьютерного центра ВГУЭС. Для проведения лабораторных занятий при выполнении ряда групповых и индивидуальных заданий по данной дисциплине студентам необходим свободный доступ к глобальной сети Интернет, помимо этого предполагается наличие установки в компьютерной аудитории дополнительного программного обеспечения.

Самостоятельная работа подразумевает подготовку студентов к лекционным и лабораторным занятиям, написание реферата на основании материалов лекций и рекомендованных программой учебников и учебных пособий, а также других информационных источников, закрепление теоретических знаний и практических навыков, подготовку к прохождению тестов и реализации контрольных заданий по усвоению пройденного материала.

Для проведения лабораторных занятий лабораторных занятий необходима специальная аудитория, оснащенная персональными компьютерами не менее Pentium III-500МГц с оперативной памятью не менее 256 Мбайт и памятью на жестком диске 8 Гбайт и выше. На персональных компьютерах должно быть установлено следующее программное обеспечение: операционная система Windows ХР и выше, а также интегрированный пакет MS Office ХР и выше (включая MS Outlook), браузер Internet Explorer, различные автоматизированные системы электронного документооборота (делопроизводства) (демонстрационные версии) по выбору преподавателя.

Текущий, промежуточный и итоговый контроль осуществляются с использованием организационных форм и количественных показателей контроля, закрепленных для данной дисциплины в соответствии с действующей системой оценки успеваемости студентов во ВГУЭС.

Текущий контроль осуществляется в означенные преподавателем сроки по результатам работы студентов на каждом лабораторном занятии при работе над групповыми и индивидуальными заданиями и на каждом лекционном занятии преподавателем, проводящим эти занятия по активности работы аудитории.

Промежуточный контроль осуществляется путем проведения промежуточных аттестаций в виде тестирования преподавателем, проводящим лекционные занятия.

Изучение курса завершается экзаменом, который включает проверку теоретических знаний студента и приобретенных практических навыков работы. Обязательным условием допуска студента к экзамену является выполнение всех лабораторных работ.

Введение

Предмет, содержание и задачи курса. Структура курса. Основная и дополнительная литература. Соотношение понятий механизации и автоматизации делопроизводственных операций. История процесса автоматизации делопроизводства.

Тема 1. Основные принципы автоматизации в сфере документационного обеспечения управления

Понятие информационных технологий и информационных систем. Основные принципы, методы и свойства информационных технологий. Классификация информационных технологий. Классификация информационных систем. Понятие информации, свойства информации.

Понятие новых информационных технологий. Виды систем управления базами данных (СУБД). Варианты сетевых технологий. Технология клиент-сервер. Серверы баз данных. Технологии тиражирования.

Тема 2. Технические основы информационных технологий.

Аппаратное обеспечение информационных технологий. Компьютеры и информационные процессы. Основные компоненты персонального компьютера (ПК). Программное обеспечение информационных технологий. Структура программного обеспечения.

Тема 3. Предпосылки автоматизации управленческой деятельности.

Экономика России в переходный период и информационные компьютерные технологии. Этапы развития средств и систем механизации и автоматизации управленческой деятельности. Информационные ресурсы систем автоматизации управленческой деятельности. Понятие экономической информации, её особенности, структура и свойства.

Тема 4. Принципы построения безбумажной технологии.

Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Основные преимущества безбумажной технологии. Недостатки использования безбумажной технологии. Методы и средства организации безбумажной технологии управления. Концепции применения безбумажной технологии.

Понятие экономической системы и ее структура. Состав функций и деловых процессов, выполняемых в подразделениях экономической системы. Основные требования к управленческой информации.

Тема 5. Проблемы автоматизация сферы документационного обеспечения управления.

Отдельные этапы документооборота и возможности их автоматизация. Общая характеристика программно-аппаратного обеспечения, используемого для решения делопроизводственных задач.

Условия механизации и автоматизации работ по документационному обеспечению управления. Специфика документационных процессов в условиях «электронного офиса».

Перспективы внедрения компьютерных технологий в традиционную структуру делопроизводства. Решение проблем кадрового документооборота.

Тема 6. Технологии электронного документооборота

Технологии электронного документооборота. Электронный документооборот: основные понятия. Системы контроля исполнения и управления документооборотом.

Инфраструктура открытых ключей: состояние и перспективы. Основные понятия технологии цифровых сертификатов.

Тема 7. Организация электронной системы управления документооборотом.

Понятие экономической информационной системы (ЭИС). Структура и классы ЭИС.

Понятие электронной системы управления документооборотом (ЭСУД) как части экономической информационной системы.

Требования и принципы создания ЭСУД, состав и содержание подсистем и используемых информационных технологий.

Тема 8. Автоматизация составления электронных документов.

Понятие электронного документа, его составные компоненты и жизненный цикл. Классификация электронных документов. Состав элементов электронных документов и методы их заполнения и контроля. Проблема придания юридического статуса электронным документам. Состав операций проектирования и обработки электронных документов.

Классификация средств составления и заполнения электронных документов. Состав требований, предъявляемых к выбору систем составления и заполнения электронных документов и их характеристика.

Тема 9. Автоматизированные рабочие места автоматизированного управления.

Понятие автоматизированного рабочего места (АРМ). АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Назначение АРМа, его функции, структура, области применения. Место АРМа в структуре системы автоматизации управленческой деятельности. Распределенные АРМы и системы обработки информации.

Тема 10. Базы данных как средство хранения и обработки информации.

Понятие базы данных (БД). Виды БД. Функции и назначение БД.

Понятие систем управления базами данных (СУБД). Назначение и функции СУБД. Виды СУБД. Общая характеристика возможностей использования технологий баз данных в документационном обеспечении управления.

Тема 11. Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов.

Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов. Содержание операций подготовительной стадии. Понятие форматированного документа (ФД). Виды ФД.

Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов.

Состав требований, предъявляемых к системам ввода бумажных документов. Классификация и характеристика систем автоматизации ввода документов.

Тема 12. Автоматизация хранения электронных документов.

Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. Понятие информационно-поисковой системы.

Понятие системы управления электронными документами (СУД). Структура СУД и назначение ее компонентов. Уникальные возможности систем управления электронными документами. Классификация систем управления электронными документами. Функции СУД. Методы организации хранения и поиска документов в СУД. Характеристика систем управления электронными документами.

Тема 13. Организация системы электронного документооборота.

Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Этапы развития СЭДО. Классы СЭДО.

Принципы и особенности построения автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).

Характеристика методов и средств организации приема-передачи документов в СЭДО с технологией «ad-hoc».

Особенности организации СЭД коллективной обработки документов на принципах «groupware».

Особенности организации СЭДО, ориентированных на использовании «docflow»-технологии. Методы организации маршрутизации документопотоков. Характеристика систем.

Тема 14. Системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов (САДП).

Назначение, сферы применения технологии «workflow». Принципы организации САДП. Характеристика классов систем, их назначение, сферы применения и особенности их использования.

Основные направления развития САДП. Состав функций и характеристика компонентов комплексных автоматизированных систем документооборота. Особенности использования технологии «webware». Характеристика систем управления информационным компонентом.

Тема 15. Проблема выбора и оптимизации аппаратно-программных комплексов и эффективность документооборота.

Критерии выбора автоматизированной системы документационного обеспечения управления. Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией. Человек и документ в информационную эпоху.

Решение задачи автоматизации делопроизводства и документооборота. Особенности национального делопроизводства. Требования к системам управления документооборотом. Построение эффективного документооборота.

Тема 16. Внедрение и эксплуатация автоматизированных систем в сфере управления.

Этапы процесса внедрения автоматизированных систем в сфере управ­ления. Оценка эффективности внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия.

Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. Электронные документы и базы данных.

Принципы эксплуатации автоматизированных систем с сфере управления. Частные реализации систем документооборота. Роль системы управления документами в корпоративной информационной системе.